Datapolitik

Politik for behandling og beskyttelse af personoplysninger

Databeskyttelse Politikken gælder for:
Juul & Nielsen Construction Group A/S mfl.

Hos Juul & Nielsen Construction Group A/S respekterer vi vores kunders, medarbejderes og samarbejdspartneres ret til privatliv og anerkender behovet for at fastsætte tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger for behandlingen af personoplysninger

Lovgivningen om beskyttelse af personoplysninger regulerer alle forhold, der knytter sig til virksomheders brug af oplysninger om fysiske personer, herunder kunder, medarbejdere og leverandører og beskytter disse personer imod uautoriseret opbevaring og behandling af deres personoplysninger.

Hos Juul & Nielsen Construction Group A/S (herefter “Selskabet”) vil vi løbende komme til elektronisk/automatisk at behandle forskellige personoplysninger om dig. Vi er derfor forpligtede til at orientere dig om hvilke oplysninger om dig, vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler. Når du benytter Selskabets hjemmeside eller i øvrigt kontakter eller interagerer med os, behandler Selskabet som dataansvarlig forskellige personoplysninger om dig.
Formålet med behandlingen af dine oplysninger er overordnet set administration af dit kundeforhold, herunder i relation til levering af aftalte ydelser, forpligtelser, mv. I denne persondatapolitik kan du derfor læse om, hvordan vi behandler oplysninger om dig i forbindelse med din brug af Juul & Nielsen A/S , når du indgår en kontrakt med os, når du i øvrigt kontakter os, samt når vi modtager oplysninger om dig fra tredjemand. For alle de nedenfor nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen sætter herfor.

Vores hjemmeside anvender desuden cookies og lignende teknologier til at indsamle og behandle oplysninger om vores besøgendes brug af vores hjemmeside og services. Ønsker du at vide mere om vores brug af cookies og lignende teknologier, kan du læse herom i vores cookiepolitik som du finder her

Efterlevelse af politikken og kontaktpersoner

For at sikre forankring og implementering af denne politik har alle selskaber i Juul & Nielsen Construction Group udpeget en enhed, der er ansvarlige for at sikre, at retningslinjerne efterleves i det enkelte selskab:

En såkaldt GDPR- gruppe, som er bestående af Juul & Nielsens Construction Group A/S administrative team.

Hvis der måtte opstå spørgsmål om indholdet eller efterlevelsen af retningslinjerne, har enheden pligt til at rette henvendelse herom til koncernledelsen.

Derudover kan manglende overholdelse af specifikke retningslinjer og politikker medføre sanktioner over for de enkelte medarbejdere i overensstemmelse med de lokale retningslinjer, der er udstukket baseret på denne politik.

Ajourføring

Koncernledelsen er bemyndiget til at tage denne politik op til revision, når det vurderes relevant og minimum 1 gang årligt.

Behandling af personoplysninger i forholdet til kunder mv.

Repræsentant for en virksomhed

Når du indgår en kontrakt med eller er eksisterende kunde, samarbejdspartner, leverandør, etc. hos Juul & Nielsen A/S, opretter vi en sag om dig og den virksomhed som du repræsenterer i vores it-system. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv. Vi registrerer bl.a. identifikationsoplysninger, herunder dit navn, stillingsbetegnelse, arbejdsopgaver, samt dine kontaktoplysninger, herunder arbejdstelefonnumre, arbejds-e-mailadresser, eller andre personoplysninger, som du måtte give os. Retsgrundlaget for behandling af dine oplysninger er vores legitime interesse i at kunne opfylde den kontrakt, som vi har indgået med den virksomhed, som du repræsenterer, herunder at kunne kontakte dig og levere de produkter/ydelser som vi har aftalt. På tilsvarende vis kan vi anvende dine kontaktinformationer, når vi skal fakturere den virksomhed, som du repræsenterer.

Oplysningerne i systemet kan vi evt. sammenkøre med oplysninger om andre kunder, samarbejdspartnere, leverandører, hjemmeside besøgende, etc., fx for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser. Vores legitime interesse er den potentielle optimering af vores nuværende services eller udvikling af nye services, som behandlingen forsøger at opnå.

Kundeforhold som privatperson

Når du indgår en kontrakt med eller er eksisterende kunde hos Selskabet som privatperson, opretter vi en sag om dig i vores it-system. Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.
Vi registrerer bl.a. identifikationsoplysninger, såsom dit navn, dine kontaktoplysninger, herunder telefonnumre, adresse, e-mailadresse, eller andre personoplysninger, som du måtte give os. Ligeledes registrerer vi relevante betalingsoplysninger.
Retsgrundlaget for behandlingen af dine oplysninger er opfyldelse af den kontrakt, som vi har indgået med dig.
Oplysningerne i systemet kan vi evt. sammenkøre med oplysninger om andre kunder, fx for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser. Vores legitime interesse er den potentielle optimering af vores nuværende services eller udvikling af nye services, som behandlingen forsøger at opnå.

Indsamlingen af data

Indsamlingen af data sker udelukkende i forbindelse med et køb af vores ydelser.

Indsamlingen af data sker enten direkte via dig/jer, jf. aftale med jeres kontaktperson eller via CVR. register samt jeres hjemmeside.

Virksomheden benytter ikke personoplysningerne til andre formål end de listede. Virksomheden indsamler ikke flere personoplysninger end nødvendigt i forhold til opfyldelse af formålet.

Opbevaring og sletning

Juul & Nielsen har indført følgende retningslinjer for opbevaring og sletning af personoplysninger:

• Personoplysninger, herunder kontrakter opbevares i fysiske mapper i aflåst skab
• Personoplysninger opbevares i it-systemer og på serverdrev med begrænset adgang
• Personoplysninger som kontaktoplysninger, ordre samt betalingshistorik slettes umiddelbart ikke, med mindre det anmodes. Dog skal vi gøre opmærksom på at vi ikke sletter data på anmodning, såfremt det strider mod bogføringslovgivningen.

Opbevaring og sletning

Virksomheden har ud fra en risikovurdering gennemført følgende sikkerhedsforanstaltninger for beskyttelse af personoplysninger:

• Kun medarbejdere, der har et arbejdsbetinget behov for adgang til de registrerede personoplysninger, har adgang hertil enten fysisk eller gennem it-systemer med rettighedsstyring.
• Alle computere har adgangskode, og medarbejderne må ikke overlade deres adgangskoder til andre.
• Computere har installeret firewall og antivirus program, der løbende opdateres.
• Personoplysninger slettes på forsvarlig vis ved udfasning og reparation af it-udstyr.
• USB-nøgler, eksterne harddiske mv. med personoplysninger opbevares i aflåst skuffe eller skab.
• Fysiske mapper er placeret på aflåst kontor eller i aflåste skabe.
• Personoplysninger i fysiske mapper slettes ved makulering.
• Alle medarbejdere modtager instruktion i, hvad de må gøre med personoplysninger samt, hvordan personoplysninger skal beskyttes.

Videregivelse

Dine oplysninger kan videregives til koncernforbundne virksomheder, herunder Juul & Nielsen Vest CVR. Snedkerierne A/S CVR. Ydermere kan de videregives til vores samarbejdende leverandører, der understøtter vores virksomhed som f.eks. Finansielle institutter og udbydere af betalings-og fakturerings tjenester.

Databehandlere

Virksomheden benytter udelukkende databehandlere, såfremt databehandlerne stiller de fornødne garantier for, at de vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger til opfyldelse af persondata rettens krav. Alle databehandlere underskriver en databehandleraftale forinden behandlingen iværksættes.

Rettigheder

Selskabet varetager den registreredes rettigheder, herunder retten til indsigt, tilbagetrækning af samtykke, berigtigelse og sletning og orienterer de registrerede om Selskabets behandlinger af personoplysninger. Registrerede har ligeledes ret til at klage til Datatilsynet.

Brud på persondatasikkerheden

I tilfælde af brud på persondatasikkerheden, anmelder selskabet hurtigst muligt og inden 72 timer bruddet til Datatilsynet. I anmeldelsen beskrives bruddet, hvilke grupper af personer, det vedrører og, hvilke konsekvenser bruddet kan få for disse personer samt, hvordan Selskabet har eller vil afhjælpe bruddet. I tilfælde, hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, om hvem Selskabet behandler personoplysninger om, vil Selskabet endvidere underrette disse. Juul & Nielsen construction Group dokumenterer alle brud på persondatasikkerheden.